Политика конфиденциальности

Документ описывает, какие данные обрабатывает сервис none (далее — Сервис), зачем, сколько они хранятся и как их удалить. Оператор — ТОО «QIT Enterprise».

1. Два вида данных

Сервис разделяет данные пользователей Сервиса и данные, которые компания-клиент вносит в свой контур. Это разные вещи, и правила у них разные.

• Данные учётной записи — имя, электронная почта, телефон, название компании. Оператор обрабатывает их как оператор персональных данных.
• Данные компании — объекты, договоры, сметы, сотрудники, контрагенты и всё остальное, что компания внесла. Здесь оператором выступает сама компания, а Сервис обрабатывает эти данные по её поручению и только для того, чтобы Сервис работал.

2. Что собирается

О пользователе Сервиса:

• Регистрационные сведения: имя, почта, телефон, название компании.
• Технические сведения: адрес подключения, тип устройства и браузера, время обращений.
• Записи о действиях в Сервисе — кто и когда изменил документ. Это нужно самой компании: без журнала спор «я не менял» не разрешить.
• Геометки — только там, где компания их включила: отметка о приходе на объект, подпись акта на месте. Слежения за перемещениями нет.

О людях, сведения о которых вносит в свой контур сама компания:

• О работниках — имя, телефон, почта, фотография в профиле, должность и подразделение, график работы, ставка и начисления, кадровые приказы с основанием, табель, суммы отпускных и пособия по временной нетрудоспособности.
• О контрагентах-физических лицах и индивидуальных предпринимателях — имя, телефон, почта, адрес, ИИН, банковские реквизиты.
• О подписавшем документ — имя, ИИН, а у ключа организации ещё и её БИН; должность подписанта в том виде, в каком она указана в самом сертификате; сведения о сертификате — кто его выдал, серийный номер, срок действия и то, для чего этим ключом разрешено пользоваться; время подписания и IP-адрес. Всё это читается из того, что прислал сам подписант, и нужно, чтобы проверить, что документ подписала сторона договора, а не тот, у кого оказалась ссылка, — и что ключ вообще годился для подписи.

ИИН относится к персональным данным ограниченного доступа. Со сведениями о заработной плате Сервис обращается так же строго: право видеть суммы выдаётся отдельно от права работать с самим разделом, поэтому доступ к разделу не означает доступа к заработной плате.

О работниках компании Сервис не собирает: паспортных данных, домашнего адреса, диагнозов и любых медицинских сведений — по болезни хранятся только дни и сумма пособия.

Что содержится внутри ИИН. Индивидуальный идентификационный номер устроен так, что первые шесть его цифр — дата рождения, а следующая говорит о поле и веке рождения. Значит везде, где мы храним ИИН, эти сведения содержатся в нём — отдельного поля для них не нужно, и мы их не заводим.

Сервис не извлекает из ИИН ни дату рождения, ни пол и нигде их отдельно не хранит: номер используется целиком, как идентификатор. Мы говорим об этом прямо, потому что перечень собираемых данных должен давать верное представление о том, что у нас есть, а не только о том, какие поля мы завели.

Ни о ком Сервис не собирает: биометрии, сведений о вероисповедании, национальности и политических взглядах.

3. Зачем

• Предоставить доступ к Сервису и разграничить права.
• Выставить счёт и подтвердить оплату.
• Ответить на обращение в поддержку.
• Обеспечить безопасность: выявить подбор пароля, необычные обращения, утечку.

Данные компаний не используются для обучения моделей, для рекламы и не передаются третьим лицам для их собственных целей.

4. Кому передаются

Только тем, без кого Сервис не работает или не выполняет то, о чём его попросили:

• Хостинг-провайдеру — на его серверах Сервис работает.
• Платёжному провайдеру — при оплате подписки.
• Службам доставки писем и сообщений — чтобы уведомление дошло.
• Поставщику языковой модели — если компания пользуется ИИ-ассистентом (он входит в платные тарифы); что именно уходит, сказано в разделе 5.
• Государственным реестрам Казахстана — БИН или ИИН контрагента при проверке его по открытым данным: data.egov.kz и портал Комитета государственных доходов. Проверку запускает сама компания.
• Службе электронной цифровой подписи — при подписании документа туда уходят подпись и сертификат подписанта, а в сертификате его имя и ИИН.

Каждый получает минимум необходимого и не вправе использовать данные для собственных целей. Список поставщиков предоставляется по запросу.

Государственным органам — только по законному требованию, оформленному в установленном порядке.

5. Трансграничная передача

Она есть, и случаев четыре. Первые три включаются по решению самой компании или самого работника — ассистент, Telegram, уведомления браузера: пока их не включили, ничего из них наружу не уходит. Четвёртый — почта — устроен иначе: он происходит САМ. Чтобы подтвердить регистрацию, прислать счёт или предупредить о сроке, Сервис обязан до вас дозвониться письмом, и выбора здесь нет ни у вас, ни у нас. Поэтому он назван отдельно и первым по последствию: за границу уходит сам адрес вашей почты — персональные данные в чистом виде.

1. ИИ-ассистент. Языковая модель размещена за пределами Республики Казахстан. Туда уходит:

• текст вопроса, который человек задал ассистенту, и перечень названий проверок, доступных ему по правам, — чтобы модель поняла, о чём спрашивают;
• при разборе загруженного прайса — только подписи столбцов; значения заменяются на «(число)», «(текст)», «(дата)» до отправки;
• при подсказке названия загруженного файла — только имя файла.

Не уходит: суммы договоров, названия объектов, сведения о работниках, документы и вложения. Модель ничего не считает и не хранит результат работы компании: ответ собирает Сервис у себя, в границах прав спросившего. Прикрепить файл в чат с ассистентом нельзя. Ассистент входит в платные тарифы: там, где подписка ничего не стоит или её нет вовсе, ассистент не работает. Передача происходит в момент обращения к ассистенту — не обращались, не передавали.

2. Уведомления в Telegram. Если работник привязал себе Telegram, копии его уведомлений уходят на серверы Telegram за пределами Казахстана. Уходит готовый текст уведомления и ссылка на то, о чём речь; текст может содержать номер документа, сумму, имя человека и название объекта. Привязка делается работником добровольно, снимается им же, и каждый вид уведомлений можно отключить отдельно.

3. Уведомления в браузере. Чтобы браузер показал уведомление, Сервис обращается к шлюзу этого браузера — он тоже за пределами Казахстана. Содержимого в этом обращении нет: шлюз получает только адрес подписки, который сам же и выдал, и сигнал «для этого устройства что-то есть». Текст браузер забирает у Сервиса сам, обычным запросом с теми же ключами доступа, что и весь кабинет.

4. Транзакционная почта. Служебные письма — подтверждение регистрации, счёт на оплату, предупреждение об истечении срока хранения — Сервис отправляет через внешний почтовый ретранслятор, находящийся за пределами Казахстана. Чтобы письмо дошло, ретранслятору передаётся адрес вашей почты, тема и текст письма; текст может содержать номер документа, сумму и название того, о чём письмо. В отличие от первых трёх случаев, эта передача происходит без вашего отдельного действия: письма нужны, чтобы Сервис вообще мог с вами связаться. Отказаться от служебных писем, не переставая пользоваться Сервисом, нельзя — без них вы не узнаете ни о счёте, ни о сроке.

Передача за пределы Казахстана является трансграничной и осуществляется с вашего согласия — подпункт 1) пункта 3 статьи 16 Закона Республики Казахстан «О персональных данных и их защите».

Не обращались к ассистенту, не привязывали Telegram, не разрешали браузеру уведомления — значит по первым трём случаям за границу не передали ничего. Адрес почты — исключение: он уходит на служебное письмо сам, и уже поэтому передача есть у каждого, кто зарегистрировался (случай 4 выше). Государственные реестры Казахстана и служба электронной подписи, названные в разделе 4, находятся в Казахстане — это не трансграничная передача.

6. Где хранятся данные

Данные Сервиса — база, загруженные файлы и резервные копии — хранятся в Республике Казахстан, в Алматы. За пределы страны они не передаются. Сведения о поставщиках размещения предоставляются по запросу.

7. Биржа

Часть сведений становится публичной, но только по решению компании и только по опубликованным лотам: вид работ, объём, регион, срок. Название компании и документация раскрываются, если компания это выбрала. Ничего не публикуется автоматически.

8. Сколько хранится

• Данные компании — пока действует договор и 90 дней после его окончания, чтобы можно было выгрузить.
• Резервные копии — до 30 дней, после чего затираются.
• Бухгалтерские документы по оплате Сервиса — в сроки, установленные законодательством.

9. Срок действия согласия

Согласие действует с момента регистрации и до тех пор, пока вы его не отзовёте или пока не будет удалена учётная запись. Отзыв — в разделе ниже; после него обработка прекращается, кроме случаев, когда она обязательна по закону.

Отдельного срока «до такого-то числа» у согласия нет намеренно: пока вы пользуетесь Сервисом, обработка нужна для самой работы, а как только перестали — работают сроки хранения из раздела 8.

10. Права пользователя

Узнать, какие данные о вас есть, исправить их, отозвать согласие и потребовать удаления. Обращение — на info@none.kz. Срок ответа — не более 15 рабочих дней.

Если это данные, которые внесла о вас компания-клиент, — вы её сотрудник, контрагент или подрядчик, — обращаться нужно к ней: оператором по ним выступает она (раздел 1), и решение об исправлении и удалении принимает тоже она. Мы поможем ей это исполнить, но за неё не решаем.

11. Защита

• Соединение шифруется.
• Пароли хранятся в виде необратимых хешей — восстановить исходный пароль невозможно.
• Данные компаний разделены на уровне запросов: обращение за пределы своего контура технически невозможно.
• Доступ сотрудников Оператора к данным клиентов — только по обращению в поддержку и с записью в журнал.

12. Изменения

О существенных изменениях Оператор сообщает по электронной почте не менее чем за 14 дней. Текущая редакция всегда доступна на этой странице.

13. Контакты оператора

ТОО «QIT Enterprise»
БИН: 180140019356
Почта: info@none.kz
Адрес: РК, г. Алматы, Алатауский район, ​20-й микрорайон, 47 к3​, 7 кабинет